La plataforma de Gestión de la Información de Recursos Humanos (HRIM) de ADAM incluye tres módulos potentes que en conjunto pueden verificar la identidad de los empleados, empleados prospectos, visitas u otras personas, archivar digitalmente todos los datos laborales, y facilitar la gestión de una gran cantidad de empleados.
Las herramientas HRIM de ADAM son ideales para aquellas empresas que tienen tasas altas de rotación de empleados - por ejemplo, las agencias de dotación de personal, los minoristas, fabricantes, y negocios agrícolas - que tienen que contratar rápidamente, y verificar las identidades aún más rápidamente. Estas herramientas también son muy útiles para la gestión de grandes cantidades de datos y de empleados, de una manera que sea rentable.
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REGISTRO MAESTRO DE EMPLEADOS
El sistema de Registro Maestro de Empleados de ADAM es una solución de gestión de documentos que ha sido diseñada para satisfacer las muchas necesidades de un departamento de recursos humanos ajetreado. El sistema funge como un repositorio maestro central para todos los datos de los empleados, ya sea que esos datos hayan sido introducidos de manera manual, importados desde otros sistemas, o escaneados con el uso de las herramientas de Digitalización de ADAM.
El sistema crea archivos maestros de los empleados para cada uno de ellos y almacena todos los datos relevantes con capacidad de realizar búsquedas. Estos archivos pueden incluir identificadores gubernamentales, solicitudes de empleo, solicitudes de vacaciones, recibos de nómina y cheques de pago, y prácticamente cualquier otro tipo de datos personales pertinentes. El sistema funciona sin problemas con todos los demás productos de ADAM para garantizar un almacenamiento eficiente y seguro de los datos. Es simple el acceso a sus archivos desde cualquier aplicación, como pueden ser, ADAM, SAP y PeopleSoft.
ENTREGA Y CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Más allá de nuestra solución unificada de la Gestión del Capital Humano, ADAM ofrece soluciones de entrega y certificación de documentos, que le permiten crear un flujo de trabajo totalmente integrado y sin problemas, dentro de los marcos legales de los países en los que tienen operaciones. Estas soluciones incluyen:
CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (Timbrado)
La Certificación de Documentos de ADAM distribuye a los empleados recibos de nómina y otros documentos que requieren firmas, sin la necesidad de copias impresas o firmas físicas de los empleados. Este sistema permite a los empleados certificar electrónicamente la recepción de los documentos y firmarlo todo electrónicamente, desde contratos, certificados anuales de impuestos (estados de salarios e impuestos), recibos de nómina y otros documentos que requieren firmas físicas.
Con el uso de la tecnología patentada de ADAM, sus empleados ahora pueden, de manera segura, confirmar con acuse de recibo, desde sus teléfonos inteligentes, tabletas, quioscos, o computadoras. Debido a que las firmas de los empleados son seguras y cifradas, y certificadas digitalmente, las firmas son aceptadas legalmente, como si hubiesen sido en papel. Además, estas firmas y recibos se archivan automática y digitalmente para fines legales y de auditoría. Este archivado digital elimina la necesidad de almacenar y acceder físicamente a estos recibos y documentos.
ENTREGA DE RECIBOS DE NÓMINA (Timbrado)
El software de Entrega de Recibos de Nómina de ADAM firma y entrega documentos oficiales digitalmente, incluidos los recibos de nómina, las facturas, los contratos y otros documentos a los organismos federales en Argentina, Brasil, Costa Rica, México, Panamá, Paraguay y Uruguay para los propósitos de la certificación fiscal. El módulo y el servicio de Entrega de Recibos de Nómina gestiona el proceso de timbrado digital, entrega electrónicamente los recibos a los organismos federales correspondientes, y archiva los recibos de nómina y otros documentos timbrados para garantizar que las empresas cumplan con las obligaciones fiscales en toda América Latina y el Caribe.
DIGITALIZACIÓN
El componente de Digitalización de la solución de gestión de contenidos de RH de ADAM importa información documental a ADAM, y de manera inteligente, ordena los archivos para iniciar un flujo de trabajo con base en el tipo de formulario que se haya digitalizado. Los documentos escaneados, ya sean escritos a mano y impresos a máquina, se digitalizan por medio del Reconocimiento Óptico de Caracteres, para llegar a tener la capacidad de realizar búsquedas en ellas.
El sistema puede adaptarse prácticamente a cualquier tipo de formulario escaneado que pueda utilizar un empleado o gerente, desde formularios de solicitud de empleo hasta las solicitudes de vacaciones, recibos de nómina firmados, y más. Con el uso de escáneres de bajo costo, este módulo escanea los documentos sin necesidad de nuevas instalaciones o controladores de software, y sin almacenar datos confidenciales de los empleados en equipos locales. (Se escanean todos los datos directamente al almacenamiento seguro de ADAM).
Por ejemplo, un empleado nuevo podría completar una solicitud de empleo. El software de Digitalización de ADAM reconoce el formulario automáticamente como una solicitud de empleo y crea un archivo nuevo de empleado, digitaliza todos los datos escritos a mano, introduce dichos datos a los campos correspondientes, almacena una copia digital en el Registro Maestro de Empleados correspondiente, y notifica al departamento de RH sobre la llegada de una nueva solicitud.
De modo similar, los empleados pueden completar formularios de solicitud de vacaciones a mano y entregarlos al área de recursos humanos. Una vez escaneado, ADAM reconoce el formulario, digitaliza la información, e inicia el flujo de trabajo apropiado para notificar y solicitar la aprobación del gerente del empleado. Tanto el empleado como el gerente de RH ahorran tiempo, lo que es de valor incalculable, ya que se pueden concentrar en sus responsabilidades laborales claves.
VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD
La Verificación de Identidad trabaja en conjunto con el software de Digitalización de ADAM para reconocer y verificar tanto las firmas escritas como las formas de identificación oficiales, lo que mejora considerablemente la seguridad de las transacciones de RH, administrativas y bancarias de su empresa.
El módulo de reconocimiento de firmas de ADAM extrae las firmas de los documentos escaneados y las compara en tiempo real contra las firmas históricas almacenadas dentro de los Registros Maestros de Empleados o aquellas que se encuentran en los documentos oficiales de identificación. Cuando se implementa en todo el proceso de validación de identidad, este módulo reduce el riesgo de fraude o falsificación de identidad.
Este módulo es ideal para la verificación de la autenticidad de los documentos firmados, como pueden ser los cheques, formularios de autorización y otros documentos legales. También se puede emplear para la verificación de firmas en las tiendas de la compañía, sin el uso de tarjetas, cédulas de identificación u otros documentos. Además, el software proporciona la validación de la identificación y credenciales para garantizar la autenticidad de los documentos de identificación gubernamentales.
El sistema único de ADAM asegura que no sean fraudulentas las credenciales, como pueden ser las licencias de conducir y los pasaportes. Con la verificación de cientos de puntos únicos de la documentación gubernamental, con una base de datos centralizada y con la verificación UV y otros identificadores ocultos, ADAM se cerciora de la validez de las credenciales. Con el empleo de los escáneres proporcionados por ADAM, el sistema comprueba la veracidad de la documentación e importa la información relevante directamente a un Registro Maestro de Empleados o a cualquier otro módulo de ADAM, a petición del usuario.
